○吉見町文書取扱規程

平成14年8月1日

規程第7号

目次

第1章 総則(第1条―第8条)

第2章 文書の収受及び配布(第9条―第13条)

第3章 文書の処理(第14条―第22条)

第4章 文書の施行(第23条―第28条)

第5章 文書の整理及び保存(第29条―第42条)

第6章 雑則(第43条・第44条)

附則

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は、別に定めがあるもののほか、吉見町における文書の取扱いについて必要な事項を定め、事務の適正かつ確実な運営を図ることを目的とする。

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 課 吉見町課設置条例(平成14年吉見町条例第4号)に規定する課をいう。

(2) 主務課 当該文書に係る事案を所掌する課をいう。

(3) 主務課長 主務課の長をいう。

(4) 主務係長 主務課の当該文書に係る事案を所掌する係長又はこれに相当する職にある者をいう。

(5) 保管 文書を主務課の事務室内で収納し、管理することをいう。

(6) 保存 文書を一定の年限書庫等で収納し、管理することをいう。

(7) 起案 事案について意思決定するための案を作成することをいう。

(8) 供覧 職務権限のある者の閲覧に供すること及び仕事に関係ある者の回覧をいう。

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、すべて正確かつ迅速に取扱い、その処理経過を明らかにし、事務が能率的に処理されるようにしなければならない。

2 文書は、個人情報の保護に留意して適正に管理しなければならない。

(文書主管課長の職責)

第4条 総務課長は、文書事務が適正かつ迅速に行われるように、文書事務に関し必要な調査を行うとともに、その指導及び改善に努めなければならない。

(主務課長の職責)

第5条 主務課長は、課における文書事務が適正かつ円滑に処理されるよう留意し、その促進に努めなければならない。

(文書取扱責任者)

第6条 課に文書取扱責任者を置き、課の課長補佐をもってこれに充てる。

2 前項の場合において、課長補佐が置かれていないときは、庶務担当の係長(これに相当する職にある者を含む。以下同じ。)をもって文書取扱責任者に充てる。庶務担当の係長が置かれていないときは、課長が指定する者をもってこれに充てる。

3 課長は、必要と認めるときは、文書取扱責任者の補助者を置くことができる。

(文書取扱責任者の職務)

第7条 文書取扱責任者は、主務課長の命を受け、その課における次の事務を処理しなければならない。

(1) 文書の収受、作成、施行、廃棄等の進行管理に関すること。

(2) 文書事務担当者の指導に関すること。

(文書事務担当者)

第8条 文書事務担当者は、主務課長の指定する者をもって充てる。

2 文書事務担当者は、その課における次の事務を処理しなければならない。

(1) 文書の収受、配布及び発送に関すること。

(2) 文書の整理、保管、保存及び廃棄に関すること。

(3) その他文書事務に関し必要なこと。

第2章 文書の収受及び配布

(総務課における文書の取扱い)

第9条 総務課に到着した文書(ファクシミリによるものを含む。)及び物品(小包便及び貨物便によるものをいう。以下同じ。)の収受及び配布は、次に定めるところによるものとする。

(1) 文書は、原則として開封しないで、所定の文書棚に主務課別に分類する。ただし、主務課が明らかでないものについてはこの限りでない。

(2) 電報及び書留、配達証明、内容証明、特別送達等の扱いによる特殊取扱郵便物にあっては、封筒の余白に受付印(様式第1号)を押し、書留等受付簿(様式第2号)に所要事項を記入し、主務課に配布し、受領印を受けなければならない。

2 直接主務課に持参された文書は、当該課において受領し、処理するものとする。

3 2以上の課に関係のある文書は、その関係の最も深い課に配布するものとする。

4 郵便料金の未納又は不足の文書若しくは物品が到着したときは、総務課長が適当であると認めるときに限り、その未納又は不足の料金を納付して収受するものとする。

(主務課における文書の収受)

第10条 総務課から受領した文書及び物品並びに直接課に到着した文書及び物品の収受は、次に定めるところにより文書事務担当者が行うものとする。

(1) 文書は開封し、当該文書の余白等に受付印を押印する。ただし、親展文書は、開封しないで余白等見やすい箇所に受付印を押印するものとする。

(2) 審査請求書、申請書等で収受の日付が権利の得喪に関係あるものは、受付印を押印するほか余白に到着の時間を記入し、必要に応じて封筒を添付するものとする。

(3) 請求書、領収書、見積書、定期刊行物、送り状、ポスターその他簡易なものは、第1号の規定にかかわらず、受付印の押印を省略することができる。

(4) 進達文書は、受付印を押印し、文書進達簿(様式第3号)に所要事項を記載して、処理する。

(勤務を要しない時間に到着した文書の取扱い)

第11条 勤務を要する時間以外に到着した文書及び物品は日直職員、日直職員が不在のときは在庁する職員等(以下「日直職員等」という。)が取り扱うものとする。

2 日直職員等は、収受した文書及び物品を速やかに総務課長に引き継ぐものとする。

(文書の転送及び返送)

第12条 第9条の規定により分類された文書及び物品の中に、主務課に属さないものがある場合において、転送すべき課が明らかなときは、直ちに当該課に転送し、転送すべき課が明らかでないときは、直ちに総務課に返送するものとする。

(電子文書の受信等)

第13条 電子文書は、電気通信回線を利用して受信することができる。

2 主務課において受信した電子文書については、その内容を速やかに出力し、紙に記録するものとする。

3 前項の規定により電子文書の内容が記録された紙は、配布され、又は到着した文書とみなし、第10条の規定による文書等の処理を行うものとする。

4 受信した電子文書が軽易であると主務課長が認めるときは、第2項及び第10条に規定する文書の処理を省略することができる。

第3章 文書の処理

(文書処理の原則)

第14条 文書の処理は、すべて課長が中心となり、絶えず文書の迅速な処理に留意して事案が完結するまで、その経過を明らかにしておかなければならない。

(処理の手続)

第15条 文書事務担当者は、第10条の規定により文書を収受したときは、文書収受発送簿(様式第4号)に所要事項を記載するとともに、当該文書に収受番号を記入し、かつ、その余白に決裁版(様式第5号)を押したのち、主務係長に配布するものとする。ただし、親展文書(親展、秘密等の表示のある書面及び図面をいう。)にあっては進展文書収受簿(様式第6号)に所要事項を記入し名宛人に配布する。

2 定例若しくは簡易な文書で、あらかじめ主務課長が指定したもの又は起案を必要としないものについては、前項の規定にかかわらず、同項の手続の一部を省略することができる。

3 配布された文書は、速やかに起案又は供覧による処理をしなければならない。

(文書の供覧)

第16条 主務係長は、収受文書が起案の処理を必要とせず、単に供覧によって完結するものは、関係者に供覧するものとする。ただし、次の各号のいずれかに該当する文書は、速やかに上司の指示を受けなければならない。

(1) 重要かつ異例な文書と認められるもの

(2) 事務の性質によりその処理が長時間を要すると認められるもの

2 配布を受けた文書で、起案による処理に着手する前に供覧する必要のあるもの又は陳情等で、その内容により早急に処理することができないものは、その旨及び処理の方針等を付記し、前項の規定に準じ、供覧しなければならない。

(起案の要領)

第17条 起案は、次の各号に掲げる要領によるものとする。

(1) 起案するときは、起案用紙(様式第7号)を用いなければならない。ただし、簡易な文書にあっては、当該文書の余白に決裁版を押すことによってこれに代えることができる。

(2) 起案は、原則として1事案ごとに作成するものとし、明確かつ平易な表現を用いること。

(3) 文書は、吉見町公文例規程(平成14年吉見町規程第8号)の定めるところによる。

(4) 起案用紙の決裁の区分は、吉見町事務決裁規程(平成6年吉見町規程第9号)の定めるところにより行うものとする。

(5) 起案文書には、起案日、施行予定日、起案理由、説明及び経過、参照すべき関係法令その他必要事項を記載し、関係文書及び参考資料を添付しなければならない。

(6) 起案文書には、施行上の取扱い等について、指定欄に記入するものとする。

(7) 金額その他重要部分の字句を訂正する場合は、その箇所を朱線により抹消し認印すること。

(回議)

第18条 起案文書は、下位の職にある者から上位の職にある者の順に回議しなければならない。

(合議)

第19条 起案文書の内容が他の課に関係がある場合は、当該起案文書を関係課長に合議しなければならない。

2 合議を受けた者が合議事項に異議があるときは、再案を求め、同意を得られなかったときは、意見を付して上司の指揮を受けなければならない。

(回議及び合議に当たっての注意すべき事項)

第20条 起案文書の回議及び合議を受けた者は、当該起案文書の内容を十分に検討したうえで、その所定の箇所に認印するとともに、その回議又は合議が速やかに完了するように努めなければならない。

2 回議又は合議の過程で起案文書の修正をしたときは、修正者は、修正箇所に自己が修正した旨の表示をしておかなければならない。

3 起案の内容について、回議又は合議の結果、重大な修正が行われたときは、起案者は、その旨を関係者に通知しなければならない。

4 起案文書の内容が秘密を要するもの、特に急を要するもの、重要かつ異例のものは、主務課長が持ち回りし、回議又は合議しなければならない。

5 文書を代決したときにおいて、重要若しくは異例と認めるものは、代決者において当該文書の上部欄外に「後閲」と朱書きし、速やかに上司に供覧して、その要領を報告しなければならない。

(決裁済文書の処理)

第21条 起案者は、起案文書について決裁がされたときは、直ちに当該起案文書に決裁年月日を記録しなければならない。

(未処理文書の取扱い)

第22条 未処理の文書は、常にその所在及び経過を明らかにしておかなければならない。

第4章 文書の施行

(公印の押印)

第23条 公印を必要とする決裁文書は、吉見町公印規則(平成17年吉見町規則第25号)の定めるところにより公印の押印を受けなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、普通文書のうち、内容が簡易な照会、回答、通知、報告及び依頼の文書で、主務課長が認めたものは、公印の押印を省略することができる。

3 前項の規定により公印の押印を省略したときは、「(公印省略)」の表示をするものとする。

(発信名義人)

第24条 発信文書は、町長名又は町名を用いなければならない。ただし、前条第2項の文書にあっては、副町長名又は課長名を用いることができる。

2 照会その他便宜に資する必要のある文書は、当該文書に担当者の課局名、職名、氏名、電話番号等を記載するものとする。

(文書番号)

第25条 公文書には、文書収受発送簿により次の各号に基づき記号及び番号を付する。ただし、表彰状、契約書その他主務課長において記号及び番号を付する必要がないと認める文書並びに特に簡易な文書については、この限りでない。

(1) 回答、報告、指令等収受文書に基づいて作成する起案文書の文書番号は、当該収受文書に付してある文書番号を用い、その表示の形式は「吉収第○○号」とする。

(2) 照会、通知等収受番号に基づかず当該機関の発議により作成する起案文書の表示の形式は「吉発第○○号」とする。

(法規、告示等の番号)

第26条 総務課に条例等公布番号簿(様式第8号)及び告示番号簿(様式第9号)を備え、法規文書、公示文書及び令達文書にあってはその種別ごとに年月日、番号、件名等の所要事項を記載するものとする。

2 前項の番号は、町名を冠し毎年1月1日から12月31日までの一連番号とする。

(文書等の発送)

第27条 文書及び物品の発送は、現金書留、内容証明及び特別送達の取扱いによるものを除き、総務課において行う。ただし、総務課において発送すべき文書で緊急その他やむをえない理由により総務課に回付することができないものの発送及び電報の発信については、主務課において行うことができる。

2 総務課において郵送等する文書は、主務課においてあて名を明記し、封筒に入れるなど所定の処理をして、郵便物発送依頼書(様式第10号)とともに執務終了時間1時間前までに総務課に回付しなければならない。この場合において、書留、速達、親展、その他特殊な取扱いによるものは、その旨を明示しておくものとする。

3 郵送する文書は、総務課において1日1回とりまとめて発送する。ただし、埼玉県あての文書で急施を要しない文書は、総務課長があらかじめ定めた期日に集中発送するものとする。

4 第2項の規定にかかわらず町内に送達する文書のうち、あて先が定例的である文書は、職員に送達させることができる。

5 簡易文書等(事務連絡その他のごく簡易なもので、公印及び文書番号を省略できるもの及び物品)にあっては、必要に応じ、ファクシミリ、電子文書及び郵便以外の方法により発送することができる。

(郵便切手等の受払い)

第28条 総務課において発送する文書に使用する郵便切手及びはがきは、その種類及び員数を郵便切手受払簿に記入して、その出納を明確にしておくものとする。

第5章 文書の整理及び保存

(文書管理の原則)

第29条 文書は、常に整然と分類し、必要なときに直ちに取り出せるように保管し、又は保存しなければならない。

(文書の管理)

第30条 文書は、ファイリングシステムにより管理するものとする。

2 職員は、ファイリングシステムの必要性を理解し、維持管理に努めなければならない。

(ファイリング責任者等)

第31条 文書取扱責任者は、ファイリング責任者となり、課内のファイリングの実施及び維持管理に係る業務を統括する。

2 次に掲げる事務についてファイリング責任者を補助させるため、係にファイル担当者を置くことができる。

(1) ファイル管理表(様式第11号)及び文書分類基準表(様式第12号)を作成すること。

(2) 文書の整理及び保管並びにこれらの指導を行うこと。

3 前項のファイル担当者は、主務課長が指定する者をもってこれに充てる。

(ファイル管理表の作成)

第32条 主務課長は、毎会計年度ごとにファイル管理表を作成し、1部を総務課に提出しなければならない。

(文書分類基準表の作成)

第33条 主務課長は、文書分類基準表を作成し、常に最新のものに更新し管理しておかなければならない。

(文書の種別及び保存年限)

第34条 文書の種別及び保存年限は、次のとおりとする。ただし、法令その他別に定めるところにより特に保存年限を定められたものは、この限りでない。

区分

保存年限

第1種

長期(11年以上)

第2種

10年

第3種

5年

第4種

3年

第5種

1年

2 保存文書は、別表第1に定める基準により整理し、これを保存するものとする。

3 第1種の文書は、必要に応じ総務課長が主務課長と協議の上、その内容を見直し保存年限を検討するものとする。

(保存年限の起算)

第35条 文書の保存年限の起算日は、完結の日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに整理保管する文書の保存年度の起算日は、完結の日の属する年の翌年の1月1日とする。

(未完結文書の整理及び保管)

第36条 配布を受けた文書又は起案文書で所定の手続を終わらないもの(以下「未完結文書」という。)は、未処理フォルダーに入れて整理し、保管するものとする。

2 前項の規定にかかわらず、未完結文書のうち未処理フォルダーに入れて整理し、保管することが適当でないものについては、所定の場所に収納し整理し、保管するものとする。

3 未完結文書は、常に所在及び経過を明らかにしておかなければならない。

4 主務課長は、随時その所属する職員の未完結保管文書を調査し、担当者にその進行管理上必要な指示をしなければならない。

(完結文書の区分)

第37条 配布を受けた文書又は決裁文書で所定の手続を終わったもの(以下「完結文書」という。)は、会計年度ごとに整理しなければならない。ただし、会計年度ごとに区分することが適当でないものは、暦年ごとに区分するものとする。

2 4月1日から5月31日までの間において施行する文書で前会計年度に所属する歳入及び歳出に係るものにあっては、前項の規定にかかわらず、当該前年度に区分しなければならない。

3 完結文書のうち、会計年度ごとに又は暦年ごとに区分することが適当でないと総務課長が認めた文書は、第1項及び第2項の規定にかかわらず、別に区分することができる。

(完結文書の保存)

第38条 主務課長は、前条により整理手続の終えた完結文書を書庫に納めて保存しなければならない。

2 主務課長は、前項の保存について、次の作業を行う。

(1) 完結文書は、同一の保存満了日ごとに保存箱に納めて整理しなければならない。

(2) 保存箱ごとに保存票(様式第13号)を作成し速やかに総務課に提出しなければならない。

(3) 保存票に書庫の所定の位置を記入の上保存箱に添付しなければならない。

(書庫の管理)

第39条 書庫は、総務課長が管理する。

2 総務課長は、書庫の火災及び盗難の予防に留意し、保存文書の管理上必要と認めるときは、主務課長に対し必要な処置を行うよう指導しなければならない。

(保存文書の利用)

第40条 職員は、保存文書を利用しようとするときは、保存文書利用簿(様式第14号)を総務課長に提出し、その承認を得て、閲覧し、閲覧後は速やかに総務課長に返却しなければならない。

2 保存文書は、抜取り、取替え、添削、転貸等をしてはならない。

(保存文書の廃棄)

第41条 主務課において保管及び保存している文書の保存年限が経過したときは、その文書を廃棄するものとする。

2 書庫において保存している文書の保存年限が経過したときは、総務課長が主務課長と協議し、その文書を廃棄するものとする。

(文書の廃棄方法)

第42条 廃棄文書の処理は、焼却、裁断等他に不正に利用されない方法により処分するものとする。

第6章 雑則

(文書発表の禁止)

第43条 文書は、主務課長の許可なくして、みだりに他人に示し、謄写し、又は貸与してはならない。

(文書の持ち出し禁止)

第44条 文書は、庁外に持ち出してはならない。ただし、やむをえない事情によりあらかじめ主務課長の許可を得たときは、この限りでない。

附 則

(施行期日)

1 この規程は、公布の日から施行する。

(旧規程の廃止)

2 吉見町文書取扱規程(昭和29年吉見村規程第1号)は、廃止する。

(経過措置)

3 この規程の施行の日以前に行われた手続その他の行為は、この規程に基づいてなされたものとみなす。

附 則(平成19年3月7日規程第1号)

この規程は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成28年3月31日規程第2号)

この規程は、平成28年4月1日から施行する。

別表第1(第34条関係)

第1種(長期保存する文書)に属するものは、おおむね次のとおりとする。

1 条例、規則その他重要な訓令等の制定改廃に関する文書

2 関係行政機関の諸令達で将来の例証となる重要な文書

3 町議会の会議録、議決書類その他重要な文書

4 財産及び営造物の取得、処分に関する文書

5 町の廃置分合、境界変更、字名改称及び区域変更に関する文書

6 歳入歳出予算書及び決算書

7 出納に関する重要な文書(証拠書類を含む)

8 異議の申立、訴訟及び和解等に関する重要な文書

9 各種契約書、協定書及び覚書並びに認可等で重要な文書

10 町債及び借入金に関する重要な文書

11 各種事業計画及びその実施等に関する重要な文書

12 各種統計、原簿及び台帳等で重要な文書

13 町の沿革及び町史の資料となる重要な文書

14 町職員の進退、身分及び賞罰等に関する文書及び履歴書

15 人事、給与、恩給、退職手当及び公務災害補償等に関する重要な文書

16 前各号のほか、長期保存の必要があると認められる文書

第2種(10年保存)に属するものは、おおむね次のとおりとする。

1 令達文書で第1種に属さない比較的重要な文書

2 町議会に関するもので第1種に属さないもの

3 行政執行上必要な統計資料、申請書及び証明書等で第1種に属さない文書

4 決算の認定を終わった収支に関する文書で第1種に属さない文書

5 各種原簿及び台帳等で第1種に属さない文書

6 人事及び給与に関するもので第1種に属さない文書

7 町税その他公課に関する文書で重要な文書

8 決算の認定を終わった物品に関する主な書類

9 前各号のほか、10年間保存の必要があると認められる文書

第3種(5年保存)に属するものは、おおむね次のとおりとする。

1 令達文書及び契約書等で第1種、第2種に属さない文書

2 照会、回答その他往復文書に関する重要な文書

3 予算及び決算又は出納に関する文書

4 職員の服務に関する文書(出勤簿、出張命令簿、時間外勤務命令簿、休暇願等)

5 前各号のほか、5年間保存の必要があると認められる文書

第4種(3年保存)に属するものは、おおむね次のとおりとする。

1 諸報告及び資料等に関する文書

2 前各号のほか、3年間保存の必要があると認められる文書

第5種(1年保存)に属するものは、おおむね次のとおりとする。

1 照会、回答その他往復文書に関する簡易な文書

2 1事限りの処理に属する願い及び届出等に関する文書

3 前各号のほか、1年間保存の必要があると認められる文書

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吉見町文書取扱規程

平成14年8月1日 規程第7号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第3編 執行機関/第1章 長/第3節 文書・公印
沿革情報
平成14年8月1日 規程第7号
平成19年3月7日 規程第1号
平成28年3月31日 規程第2号