○吉見町戸籍事務電子情報処理組織の運営に関する規則

平成12年10月12日

規則第17号

(趣旨)

第1条 この規則は、戸籍事務の電子情報処理組織の適切な管理及び運営の確保に関し必要な事項を定めるものとする。

(用語の定義)

第2条 この規則において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(1) 電子情報処理組織 戸籍事務を取り扱う電子計算機装置及び端末(プログラムを含む。)をいう。

(2) ファイル 磁気ディスク、磁気テープ、光ディスク等の媒体にて情報(データ)を記録されたものをいう。

(3) ドキュメント オペレーション手順書、操作説明書等をいう。

(保護管理者の設置)

第3条 電子情報処理組織及びファイル等を的確に管理し、その保護に万全を期すため、保護管理者を置く。

2 保護管理者は、福祉町民課長とする。

(端末装置管理者等の指定)

第4条 保護管理者は、端末装置の管理及び適正な運用を図るため、端末装置管理者及び端末装置操作者(以下「戸籍担当職員」という。)を指定しなければならない。

2 端末装置管理者は、端末装置の操作及び管理が適正に行われるよう必要な措置を講じなければならない。

3 保護管理者は、戸籍担当職員が処理することができる事務の範囲を明確にしなければならない。

(電子情報処理組織の管理運営)

第5条 保護管理者は、電子情報処理組織の管理運営に関し、次の各号に掲げる事項について必要な措置を講じなければならない。

(1) 火災等の災害及び盗難等の事故防止

(2) 電子情報処理組織の運営に伴う個人情報の保護

2 電子情報処理組織の操作は、原則として戸籍担当職員が行うものとし、磁気記録の保全及び保護に常に留意しなければならない。

3 電子情報処理組織の操作は、業務に必要な場合以外に行ってはならない。また、ファイルの内容を業務に必要な場合以外に検索してはならない。

(ファイルの管理運営)

第6条 保護管理者は、ファイルの管理運営に関し、次の各号に掲げる事項について必要な措置を講じなければならない。

(1) ファイルの受払い及び保管に関する記録

(2) ファイルの保管場所及び保管設備等の指定

(3) ファイルの廃棄方法及び時期

(入出力帳票の管理運営)

第7条 保護管理者は、入出力帳票の受払い及び保管に関する事項を記録し、これを保管しなければならない。

2 入出力帳票の事後処理は、戸籍担当職員が行うものとする。

3 不要となった入出力帳票は、速やかに復元できない方法によって処分しなければならない。

(ドキュメントの管理)

第8条 保護管理者は、ドキュメントを所定の場所に保管しなければならない。

2 ドキュメントの複写及び持ち出しは、原則として行ってはならない。

(パスワードの設定)

第9条 保護管理者は、電子情報処理組織の操作に際して戸籍担当職員に対し、処理権限として個別のパスワードを設定・管理するものとする。

2 パスワードは、1年間を限度として変更し、前項指定の設定パスワードは解除し、使用できないものとする。

3 保護管理者及び戸籍担当職員は、パスワードを第三者に漏らしてはならない。

(運転時間)

第10条 電子情報処理組織の運転時間は、原則として職員の勤務時間、休日及び休暇等に関する条例に規定する勤務時間内とする。

2 前項の規定にかかわらず勤務時間外に運転する必要が生じた場合は、保護管理者と協議のうえ、その承認を得なければならない。

(電子情報処理組織の点検)

第11条 保護管理者は、定期又は随時情報処理組織の点検をしなければならない。

2 前項の点検業務は、委託によることができる。

3 電子情報処理組織の点検についての記録として、点検簿を調製しなければならない。

(秘密保持)

第12条 電子情報処理組織を取り扱う保護管理者及び戸籍担当職員は、秘密保持に努めなければならない。

(研修・教育)

第13条 保護管理者は、戸籍担当職員に対し、業務上必要な研修及び適正な電子情報処理組織の操作について、必要な指導教育を実施するものとする。

(委任)

第14条 この規則に定めるもののほか、必要な事項は、町長が別にこれを定める。

附 則

この規則は、平成13年2月10日から施行する。

附 則(平成19年3月7日規則第5号)

この規則は、平成19年4月1日から施行する。

吉見町戸籍事務電子情報処理組織の運営に関する規則

平成12年10月12日 規則第17号

(平成19年4月1日施行)