○吉見町住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要綱

平成18年11月24日

要綱第23号

吉見町住民基本台帳の閲覧等に関する事務取扱要綱(平成18年吉見町要綱第8号)の全部を改正する。

(目的)

第1条 この要綱は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条に規定する国又は地方公共団体の機関(以下「国の機関等」という。)の請求による住民基本台帳の一部の写しの閲覧及び法第11条の2に規定する個人又は法人(以下「個人等」という。)の申出による住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関する事務についての取扱いを定めることにより、町民の個人情報を保護するとともに適切な事務の処理を図ることを目的とする。

(閲覧に供する書類)

第2条 閲覧に供する書類は、町字別・世帯の五十音順に個人を単位として編集し、原則として3月及び9月の末日付けをもって作成したもの(以下「閲覧台帳」という。)とする。

2 ストーカー行為等の規制等に関する法律(平成12年法律第81号)又は配偶者からの暴力の防止及び被害者の保護に関する法律(平成13年法律第31号)の被害者のうち、その者に係る支援措置を行っている者については、閲覧台帳から除外する。ただし、国の機関等から閲覧請求があった場合は、この限りでない。

(閲覧日時)

第3条 閲覧日時は、原則として火曜日から金曜日までの午前9時から正午まで及び午後1時から午後4時までとする。ただし、国の機関等の閲覧の場合は、この限りでない。

2 前項の規定にかかわらず、国民の祝日、12月29日から翌年の1月3日までの日及び事務の執行に支障をきたす場合は、閲覧を制限することができる。

(閲覧の予約)

第4条 閲覧に当たっては、あらかじめ電話又は来庁により閲覧を希望する日を予約しなければならない。ただし、個人等の申出による閲覧については、第8条に規定する審査を経た後でなければ閲覧の予約をすることができない。

2 閲覧の予約は、閲覧を希望する日の1月前から1週間前まで受け付けるものとし、1日につき1件を限度とする。ただし、国の機関等から閲覧請求があった場合は、この限りでない。

(閲覧人数)

第5条 閲覧できる人数は、1件の申請につき2人までとする。

(国の機関等による閲覧の請求)

第6条 国の機関等による閲覧の請求は、住民基本台帳の一部の写しの閲覧請求書(様式第1号又は犯罪捜査その他特別の事情により請求事由を明らかにすることが困難な場合にあっては様式第2号)又はこれに準ずる公文書を提出することにより行うものとする。

(個人等による閲覧の申出)

第7条 個人等による閲覧の申出(以下「閲覧の申出」という。)は、次に掲げる書類を提出することにより行うものとする。

(1) 住民基本台帳の一部の写しの閲覧申出書(様式第3号)

(2) 誓約書(様式第4号)

(3) 閲覧の申出を行う者(以下「申出者」という。)が法人の場合は、法人格を有することを証する書面(申出の日から3月以内に発行したものに限る。)又はその写し

(4) 個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第20条に規定する安全管理措置義務を果たしていることを証する資料

(5) 法第11条の2第1項第1号に規定する調査研究のための閲覧にあっては、調査要項等その調査研究の内容がわかる資料

(6) 法第11条の2第1項第2号に規定する地域住民の福祉の向上に寄与する活動のための閲覧にあっては、事業計画書等その活動の内容がわかる資料

(7) 法第11条の2第1項第3号に規定する居住関係の確認のための閲覧にあっては、利害関係当事者であることを証する資料

(8) その他町長が適当と認める書類

(申出の審査)

第8条 町長は、閲覧の申出があった場合は、法第11条の2第1項各号及び住民基本台帳の一部の写しの閲覧についての公益性の判断に関する基準(平成18年総務省告示第495号。以下「公益性告示」という。)に照らし、当該申出が相当であるか審査しなければならない。

2 法第11条の2第1項第3号に規定する町長が定めるものは、次のとおりとする。

(1) 訴訟を提起するに当たり、訴訟の相手方の住所を確認する必要があって、他に手段がない場合

(2) 集合住宅の管理組合が管理業務を行うために当該集合住宅の居住者を確認する必要があって、他に手段がない場合

(3) 郵便物が誤配される等の理由により、自らの住所に無断で住所を置いている者がいないか確認する場合

(4) その他営利以外の目的で行う居住関係の確認のうち、町長が適当と認める場合

(閲覧の拒否)

第9条 町長は、次に該当する場合は、閲覧を拒否することができる。

(1) 個人等の申出による閲覧にあっては、法第11条の2第1項各号及び公益性告示に照らし当該申出が相当であると認められない場合

(2) 第6条又は第7条に規定する書類に不備があり、補正を求めても応じない場合

(3) 第11条に規定する閲覧台帳の閲覧を行う者(以下「閲覧者」という。)の本人確認が行えない場合

(4) 過去において第12条に規定する遵守事項に違反した場合

(5) 既に閲覧者がいて、閲覧する環境が整わない場合

(6) その他町長が当該請求又は申出を拒否するに足りる相当な理由があると認める場合

(通知)

第10条 町長は、申出者に対し、当該閲覧の申出に係る第8条第1項の審査の結果を住民基本台帳の一部に写しの閲覧決定通知書(様式第5号)により通知するものとする。

(閲覧者の本人確認)

第11条 閲覧者は、閲覧を行う際に、次に掲げる書類を提示しなければならない。

(1) 国の機関等に係る閲覧者にあっては、国又は地方公共団体の職員証(本人の顔写真がちょう付されたもの。顔写真がない場合にあっては、当該国又は地方公共団体の機関への電話照会等により確認するものとする。)

(2) 個人等に係る閲覧者にあっては、第10条の規定により通知された住民基本台帳の一部の写しの閲覧決定通知書の写し及び次に掲げるいずれかの書類

 個人番号カード又は旅券、運転免許証その他官公署が発行した免許証、許可証若しくは資格証明書等(本人の顔写真がちょう付されたものに限る。)

 郵便その他町長が適当と認める方法により当該閲覧者に文書で照会した回答書(様式第6号)及び町長が適当と認める書類

(閲覧者の遵守事項)

第12条 閲覧者は、閲覧に際し、次の事項を遵守しなければならない。

(1) 指定された場所で閲覧し、閲覧場所での飲食、喫煙及び携帯電話等の使用はしないこと。

(2) 閲覧台帳を書き写すときは、閲覧台帳の一部の抜取り、汚損、き損又は書き加えをしないこと。

(3) 他の名簿等を持ち込み、閲覧台帳と照合する等の行為をしないこと。

(4) 閲覧場所でのカメラ、複写機、録音機等の使用はしないこと。

(5) 閲覧により書き写した紙片等を閲覧後直ちに職員に提示すること。

(6) 閲覧者は、第1号で指定した場所を離れるときは、個人情報が漏えいしないよう措置すること。

(7) 職員の事務の妨げとなるような行為をしないこと。

(8) 職員の指示に従うこと。

2 閲覧者が前項各号の遵守事項に違反したときは、職員は、直ちに閲覧を中止させることができる。

(報告徴収)

第13条 町長は、次に掲げる事項を申出者に報告させるものとする。

(1) 法第11条の2第1項第1号に係る申出者は、当該調査結果又は研究成果が報道又は公表されたときは、その旨(報道又は公表されないこととなった場合を含む。)

(2) 法第11条の2第1項第2号に係る申出者は、当該地域住民の福祉の向上に寄与する活動が終了したときは、その活動成果

(公表)

第14条 町長は、年1回、次に掲げる事項を公表するものとする。

(1) 国の機関等の請求による閲覧(犯罪捜査等のための請求に係るものを除く。)にあっては次に掲げる事項

 請求をした国の機関等の名称

 請求事由の概要

 閲覧年月日

 閲覧に係る住民の範囲

(2) 個人等の申出による閲覧(同項第3号に掲げるものを除く。)にあっては次に掲げる事項

 申出者の氏名(申出者が法人の場合にあっては、その名称及び代表者又は管理人の氏名)

 利用目的の概要

 閲覧年月日

 閲覧に係る住民の範囲

(閲覧手数料)

第15条 閲覧手数料は、吉見町事務手数料条例(平成12年吉見町条例第16号)の定めるところによる。

附 則

この要綱は、公布の日から施行し、平成18年11月1日から適用する。

附 則(平成27年12月4日要綱第19号)

この要綱は、平成28年1月1日から施行する。

附 則(平成28年3月31日要綱第8号)

(施行期日)

1 この要綱は、平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この要綱の施行の際現にあるこの要項のによる改正前の様式による用紙については、当分の間、これを取り繕って使用することができる。

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吉見町住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱要綱

平成18年11月24日 要綱第23号

(平成28年4月1日施行)